Eerste werknemer aannemen

Zodra u personeel aanneemt komt er een hoop wet en regelgeving op u af. Welke regels die exact zijn vindt u terug in deze checklist.

1. Meld u aan als werkgever bij de Belastingdienst en de KvK

Als u voor het eerst personeel in dienst neemt, moet u zich als werkgever aanmelden bij de Belastingdienst. U ontvangt dan de formulieren om aan uw verplichtingen voor de loonheffingen te voldoen. Nadat je jezelf hebt aangemeld als werkgever bij de Belastingdienst ontvang je per post een loonheffingsnummer. Dit nummer heb je nodig om aangifte te doen voor de loonheffingen. Daarnaast ontvang je een aangiftebrief waarin vermeld staat of je per 4 weken of per maand Loonaangifte dient te doen.

Tenslotte ontvang je ook nog een brief over de gedifferentieerde premie Werkhervattingskas. Dat is een premie die iedere werkgever aan het UWV afdraagt voor de Wet Gedeeltelijk Arbeidsgeschikten (WGA) en de Ziektewet (ZW). De hoogte van de premie is afhankelijk van het arbeidsongeschiktheidsrisico binnen alsmede de omvang van je bedrijf. U moet veranderingen in uw personeelsbezetting ook altijd aan KVK doorgeven. Ook als u op een later moment extra personeel aanneemt. Dit kunt u doen via dit formulier.

2. Sluit een arbeidsovereenkomst af

In een arbeidsovereenkomst legt u het salaris van uw werknemer vast en geeft u aan of er een cao van toepassing is, wat de werk- en rusttijden zijn en of er een pensioenregeling voor uw werknemer geldt. U kunt een arbeidscontract mondeling of schriftelijk afsluiten.

Als u een werknemer zonder een schriftelijk contract voor u laat werken, dan hebt u automatisch een mondelinge arbeidsovereenkomst. Daarnaast bent u wettelijk verplicht om 1 maand na indiensttreding een aantal zaken schriftelijk vast te leggen. Let op: sommige afspraken zijn alleen geldig als ze schriftelijk zijn bevestigd, een werknemer aannemen zonder schriftelijke arbeidsovereenkomst wordt dan ook afgeraden.

3. Spreek een proeftijd af

Wanneer de arbeidsovereenkomst van uw medewerker 6 maanden of langer duurt, mag u een proeftijd afspreken. Dit is een soort kennismakingsperiode. Tijdens deze periode mogen zowel u als uw werknemer per direct de arbeidsovereenkomst opzeggen. Een proeftijd is pas geldig als deze schriftelijk is vastlegt. Het opnemen van een proeftijd is niet verplicht.

Maximale duur van de proeftijd:

• Bij tijdelijke contracten tot 2 jaar of bij contracten zonder einddatum duurt de proeftijd niet langer dan 1 maand.
• Bij een vast contract of een tijdelijk contract langer dan 2 jaar duurt de proeftijd maximaal 2 maanden.
• Bij een contract korter dan 6 maanden geldt geen proeftijd.

4. Controleer de identiteit van uw werknemers

Bij indiensttreding moet u de identiteit controleren van al uw arbeidskrachten aan de hand van een origineel identiteitsbewijs. Tevens dient u het identiteitsbewijs te controleren op echtheidskenmerken. Hoe u dit doet, leest u terug via bijgaande link

Als de nieuwe werknemer niet de Nederlandse nationaliteit heeft, zult u voorts moeten nagaan onder welke voorwaarde deze persoon in Nederland mag werken. U bewaart een kopie van de identiteitsbewijzen in uw administratie.

5. Betaal minimaal het minimumloon en vakantiebijslag

Iedere werknemer in Nederland heeft recht op ten minste het wettelijk minimumloon en vakantiebijslag. Dit geldt ook voor flexwerkers en buitenlandse werknemers. Valt uw bedrijf onder een CAO, dan bent u verplicht om u te houden aan de arbeidsvoorwaarden die zijn opgenomen in de CAO, ook als dat betekent dat u uw medewerker een hoger salaris moet bieden dan het wettelijk minimumloon.

6. Houd u aan de Arbowet

Uw werknemer moet veilig en gezond kunnen werken. Dat is vastgesteld in de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet). De Arbowet verplicht u sinds 1 januari 2017 om een basiscontract af te sluiten met een arbodienstverlener. Hierin staat bij welke taken u zich moet laten ondersteunen door een arbodienstverlener of bedrijfsarts.

7. Stel een risicoinventarisatie en -evaluatie (RI&E) op

Zodra u personeel in dienst neemt, bent u verplicht een risico-inventarisatie en -evaluatie op te stellen. De Nederlandse Arbeidsinspectie controleert hier op. In de RI&E legt u de veiligheids- en gezondheidsrisico’s voor uw personeel vast en de maatregelen die u daartegen neemt.

8. Ga na of uw werknemer een zorgverzekering heeft

Uw werknemer moet een Nederlandse zorgverzekering hebben. Is hij niet verzekerd? Dan sluit het Zorginstituut Nederland namens hem een zorgverzekering af en moet u de premie afdragen aan het Zorginstituut Nederland.

Buitenlands personeel aannemen

9. Werf eerst personeel in Nederland en de EER

U bent verplicht eerst personeel te werven in Nederland, de Europese Economische Ruimte (EER) en Zwitserland. Alleen als u daar geen geschikt personeel kunt vinden, mag u ook werven in andere landen.

10. Vraag een TWV of GVVA aan

Als u iemand van buiten de EER/Zwitserland aanneemt voor korter dan 3 maanden, dan moet u meestal een tewerkstellingsvergunning (TWV) aanvragen bij UWV. Neemt u iemand aan voor 3 maanden of langer? Dan vraagt u meestal een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) aan.

Sinds 1 april 2022 hebben vluchtelingen uit Oekraine geen TWV meer nodig om in Nederland te werken. Als u een Oekrainse vluchteling in dienst neemt, moet u hiervan wel een melding doen bij het UWV. Als u een Oekrainse vluchteling als zzp-er wilt inhuren, dan bent u wel verplicht om voor deze persoon een TWV aan te vragen.

11. Vraag een A1-verklaring aan bij werk in het buitenland

Een A1-verklaring toont aan in welk land de sociale verzekeringen moeten worden betaald. De A1-verklaring geldt voor de landen in de EU en de EER inclusief Zwitserland. U vraagt deze dus aan als u of uw werknemer voor u in het buitenland gaat werken. De aanvraag loopt via de Sociale Verzekeringsbank (SVB). Neemt u een werknemer uit het buitenland aan, dan moet u bij een van de buitenlandse zusterorganisaties de A1-verklaring aanvragen. Daarin staat vermeld dat er geen bezwaar is dat de Nederlandse sociale verzekeringen op uw buitenlandse werknemer worden toegepast

12. Zorg voor geschikte huisvesting

Voor medewerkers met een tewerkstellingsvergunning (afkomstig buiten de EU) bent u verplicht om geschikte huisvesting te verzorgen. Hierbij moet u voldoen aan de regels van uw gemeente.