Verplichting Loonadministratie

Voordat u als werkgever uw medewerkers hun loon kunt uitbetalen, moet u voldoen aan een aantal administratieve verplichtingen. Zo bent u verplicht een loonadministratie op te zetten en om per medewerker een personeelsdossier aan te leggen. Ook heeft u de wettelijke plicht om uw medewerkers correct en tijdig te informeren over hun salaris/loon.

Administratieve verplichtingen voor de werkgever

Als u een nieuwe medewerker in dienst neemt, moet u voldoen aan een aantal administratieve verplichtingen. Zo moet u een personeelsdossier aanleggen en een loonadministratie opzetten. Verder bent u verplicht om uiterlijk de dag voordat een nieuwe medewerker bij u begint, zijn identiteit op de juiste wijze vast te stellen. Ook moet u tijdig het burgerservicenummer (BSN) en een verklaring met gegevens die van belang zijn voor de loonheffingen van de nieuwe medewerker uitvragen. Krijgt u deze gegevens niet, dan moet u voor wat betreft de loonbelasting het anoniementarief van 52% toepassen.
Waar nodig moet u de nieuwe medewerker ook aanmelden bij een pensioenfonds en/of een verzekeringsmaatschappij.

Tip:

In het Handboek Loonheffingen van de Belastingdienst staat alles over het aanleggen van een loonadministratie, de loonheffingen en het doen van aangifte.

Welke gegevens moet het personeelsdossier bevatten

• een kopie van het identiteitsbewijs;
• het burgerservicenummer (BSN);
• arbeidsovereenkomst
• ingevuld LH formulier
• klachten;
• waarschuwingen;
  verzuimfrequentie (hoe vaak de werknemer er niet is);
  verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken die door de werknemer voor akkoord of gezien zijn getekend;

Loonadministratie

Voor iedere medewerker moet u als werkgever een loonstaat (volgens een voorgeschreven model) bijhouden waarop onder meer de gegevens vermeldt staan van het loon dat u uitbetaalt.
Om de juiste bedragen aan loonheffingen te kunnen inhouden, stelt de Belastingdienst bepaalde eisen aan de loonadministratie. Zo moeten de gegevens in de administratie toegankelijk zijn voor controle door de Belastingdienst en moet de werkgever de loonadministratie minimaal zeven jaar bewaren. Voor de gegevens die van belang zijn voor de loonheffingen en het kopie van het identiteitsbewijs geldt dat u deze minimaal vijf jaar na het kalenderjaar waarin de medewerker uit dienst is gegaan, moet bewaren.

Werkgevers zijn verplicht een overzicht te geven bij iedere eerste loonbetaling en iedere keer als er iets wijzigt in het loon of de inhoudingen. Dit gebeurt normaliter in de vorm van het loonstrookje ofwel de salarisspecificatie.

Verzuimboete voor de werkgever

Als u niet voldoet aan voornoemde administratieve verplichtingen, kunt u daarvoor strafrechtelijk vervolgd worden en een boete krijgen. De Belastingdienst mag u- ook zonder strafprocedure – een verzuimboete van maximaal € 5.514 opleggen.

Verzuimboete voor de werknemer

Ook uw medewerker zelf is verplicht om de gegevens te verstrekken die van belang zijn voor de loonheffingen en om zijn identiteit op de juiste manier te laten vaststellen. Voldoet hij of zij niet aan deze verplichtingen, dan kan de Belastingdienst ook aan hem/haar een verzuimboete van maximaal € 5.514 opleggen