Wat is het beste moment om over te stappen naar een andere boekhouder?

Halverwege het jaar van boekhouder wisselen

Een kalenderjaar noemen we als boekhouder een ‘boekjaar’. Idealiter stap je aan het einde van een boekjaar over naar een andere boekhouder. Maar soms gebeurd er halverwege het jaar iets waardoor de samenwerking niet meer lekker loopt. Je hebt een woordenwisseling waar je niet aan uit komt of je verliest door een kostbare fout het vertrouwen in je huidige boekhouder. Dat zijn valide redenen om in de loop van het boekjaar te willen wisselen van boekhouder. Gelukkig is dat ook geen probleem, maar je moet er wel rekening mee houden dat de overstap dan iets anders loopt.

Voorkom onnodige kosten en vertraging

Als je tijdens een boekjaar overstapt naar een andere boekhouder is het belangrijk te informeren hoe hij of zij de overgang implementeert. Een hoop boekhouders willen eerst de werkzaamheden van de oude boekhouder (tot aan datum van opzegging) volledig controleren en waar nodig corrigeren. Dat klinkt helemaal niet onlogisch. Je nieuwe boekhouder moet per slot van rekening wel zeker weten dat alle gegevens kloppen, om te zorgen dat aan het einde van het jaar alles correct doorgevoerd kan worden, niet waar? Dat jij de uren die al gemaakt zijn hierdoor dubbel betaalt moet je maar voor lief nemen, wordt je vertelt. Net als de vertraging die het oplevert. Niet te voorkomen. Of toch wel?

MKB-010 werkt op een andere manier. Als nieuwe klanten in het lopende boekjaar naar ons overstappen voeren wij kosteloos de volledige boekhouding zelf opnieuw in, in ons boekhoudpakket. Zo zijn we er zeker van dat de boekhouding volledig juist is verwerkt en biedt het voor ons ook een mogelijkheid om de “nieuwe administratie” alvast te leren kennen. Deze service is gratis. Ook wij willen onszelf graag indekken en zorgen dat we onze samenwerking met de juiste en complete informatie starten. Maar wij zijn namelijk van mening dat het niet eerlijk is richting onze klanten om te rekenen voor diensten waar u al eerder voor betaalt heeft. Dat is onze taak, onze verantwoordelijkheid.

Stap niet over tijdens een lopend traject

Overstappen naar een andere boekhouder kan dus op ieder gewenst moment in het jaar. We raden je echter wel sterk aan dit niet tijdens een lopend traject, zoals het jaarwerk, te doen. Halverwege lopende werkzaamheden stoppen is zowel voor je huidige als je nieuwe boekhouder niet ideaal. Wacht liever tot de lopende taak is afgerond. Hiermee verklein je de kans op vertraging of dubbele kosten.

Hou hier rekening mee als je overstapt van boekhouder

Geen kosten voor overstappen naar andere boekhouder

Voor het overdragen van de werkzaamheden aan je nieuwe boekhouder, mag je huidige boekhouder geen kosten rekenen. Ook is je oude boekhouder verplicht al jouw administratie over te dragen aan de nieuwe boekhouder. Hij of zij mag jouw boekhouding, of een deel daarvan, niet achterhouden. Ook niet als er sprake is van openstaande factureren.

Overstappen kan twee tot drie weken duren

Normaliter duurt het zo’n twee tot drie weken tot je oude boekhouder alles heeft overgedragen en je nieuwe boekhouder de dienstverlening kan opstarten. Let op; als ondernemer blijf je zelf verantwoordelijk voor de BTW aangifte. Hou hier rekening mee als je in januari overstapt. De BTW aangifte voor het vierde kwartaal moet ook bij overstap op 31 januari binnen te zijn bij de Belastingdienst. Lukt dit niet? Vraag dan tijdig uitstel aan bij de Belastingdienst, of laat je nieuwe boekhouder dit voor je aanvragen.

Eventuele opzegtermijn boekhouder

Controleer indien van toepassing de schriftelijke samenwerkingsovereenkomst die je met je huidige boekhouder hebt gesloten. Mogelijk is hier een opzegtermijn in opgenomen. Daardoor het niet altijd mogelijk om de samenwerking per direct op te zeggen. Hou hier rekening mee als je overweegt om over te stappen naar een andere boekhouder.

Mocht er geen sprake zijn van een schriftelijke overeenkomst tussen jou en je boekhouder, dan geldt er ook geen opzegtermijn. In dit geval kan je per direct, op elk moment van het jaar, de samenwerking opzeggen.

Meer tips?

Nu weet je wanneer je kan overstappen van boekhouder en waar je dan op moet letten. Wil je meer informatie over het wisselen van boekhouder? Lees dan ook even de blog: Hoe stap ik over naar een andere boekhouder.