Het opzetten van een administratie en de bewaarplicht van uw financiële bedrijfsgegevens
Als ondernemer bent u wettelijk verplicht een goede administratie op te zetten en bij te houden. Een goede administratie is ook van belang voor uw belastingzaken. Uw belastingaangiften worden ingevuld op basis van uw administratie. Om die reden is een goede administratie ook van belang voor uw belastingzaken.
Waarom is het belangrijk dat u gegevens goed bewaart?
Is uw administratie niet volledig? Of bewaart u uw administratie niet lang genoeg? Dan kan dat vervelende gevolgen hebben. De Belastingdienst zal dan zelf uw omzet en winst vaststellen en de verschuldigde belasting berekenen. Als u het niet eens bent met die berekening, zult u zelf moeten bewijzen dat de berekening onjuist is. Dit heet ‘omkering van bewijslast’.
Als u geen duidelijke overzichten hebt van uw aan- en verkopen, zult u uw aangifte omzetbelasting (btw-aangifte) en uw aangifte inkomstenbelasting niet kunnen invullen. En zonder een goede administratie kunt u geen aanspraak maken op voordelige regelingen. Zoals de kleineondernemersregeling voor de btw, of de investeringsaftrek voor de inkomstenbelasting.
Welke gegevens moet u bewaren?
Alle gegevens over uw onderneming die u vastlegt op papier of in digitale vorm, horen bij uw administratie. Voorbeelden hiervan zijn:
- Kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen
- Financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek
- Tussentijds gemaakte controleberekeningen
- Ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
- Bankafschriften
- Contracten, overeenkomsten en andere afspraken
- Agenda’s en afsprakenboeken
- Correspondentie
- Software en databestanden
- Gegevens over het aantal kilometers dat u hebt gereden met een zakelijke auto, bijvoorbeeld via een rittenregistratie
De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma’s en bestanden. U moet er dus ook voor zorgen dat deze programma’s en bestanden bij een controle kunnen worden gebruikt. Met het uitsluitend bewaren van een bestand in afgedrukte vorm voldoet u niet aan uw bewaarplicht.
Er zijn keurmerken voor kassasystemen, systemen voor rittenregistratie en administratiesoftware. Maakt u gebruik van een systeem met zo’n keurmerk, dan gaat de Belastingdienst ervan uit dat uw gegevens betrouwbaar zijn.
Hoelang moet u gegevens bewaren?
Dat hangt van het soort gegevens af:
| Soort gegevens | Hoe lang bewaren? |
|---|---|
| Basisgegevens | 7 jaar |
| Gegevens onroerende zaken | 10 jaar |
| Gegevens éénloketsysteem (One Stop Shop) | 10 jaar |
| Andere gegevens | 7 jaar, of korter als u hierover afspraken met de Belastingdienst heeft gemaakt. |
Wat zijn basisgegevens?
- Het grootboek
- De debiteuren- en crediteurenadministratie
- De voorraadadministratie
- De in- en verkoopadministratie
- De loonadministratie
- Gegevens die van belang zijn voor de belastingheffing van derden
Zelf doen of uitbesteden?
U kunt zelf uw administratie beheren, of uitbesteden aan een boekhouder of accountant. Let op: ook al besteed u de uitvoering van uw administratie uit aan een boekhouder en/of accountant, als ondernemer blijft u zelf (financieel en fiscaal) verantwoordelijk voor de juistheid van de uitvoering hiervan.
