Wanneer is een lunch of diner ‘zakelijk’?

Zakelijke kosten zijn kosten die direct zijn terug te voeren op jouw onderneming en binnen bepaalde grenzen noodzakelijk zijn. Een ‘zakenlunch of diner’ kan dus gerekend worden tot zakelijke kosten als je kunt rechtvaardigen dat de kosten in het belang van jouw onderneming zijn. Voorbeelden hiervan zijn een zakelijke lunch of diner met een potentiële klant, zakenpartner of leverancier.

BTW op zakelijke lunches terugvragen

De BTW op zakelijke kosten mag je in bepaalde gevallen terugvorderen als voorbelasting in je BTW-aangifte. Zakelijke etentjes behoren ook tot de categorie aftrekposten.

Echter, je mag niet van alle zakelijke etentjes de btw terugvorderen. De locatie speelt hierin een belangrijke rol. Wanneer je een lunch of diner bestelt in een horecagelegenheid en deze meeneemt naar kantoor, mag je de BTW wel terugvorderen.

Lunch of dineer je in een horecagelegenheid of laat je de lunch regelen door een cateraar in een speciale ruimte? Dan mag je de BTW niet terugvorderen.

Koop je eten en drinken bij bijvoorbeeld een supermarkt of tankstation en nuttig je dit samen met je zakenrelatie bij jou op kantoor? Dan mag je de BTW wel aftrekken. De BTW is niet aftrekbaar als je het eten en drinken alleen voor je zelf gebruikt.

Zakelijke lunches aftrekken van de winst

Je mag van de Belastingdienst bepaalde kosten van de winst aftrekken. Dat is gunstig voor jou, omdat je dan minder belasting hoeft te betalen. Zakelijke lunches en diners vallen onder de post ‘representatiekosten’.

Onder representatiekosten vallen bijvoorbeeld ook de kosten voor studiereizen, workshops, seminars en congressen. Je mag deze kosten opgeven als bedrijfskosten, maar niet het gehele bedrag. Er zijn twee opties:

• Volledige aftrek
  De kosten voor zakenlunches en/of diners zijn vanaf een drempelbedrag van 4600 EUR volledig aftrekbaar van de winst. Voor de meeste kleine ondernemers is deze drempel echter veel te hoog
• Beperkte aftrek
  Kom je niet aan die 4600 EUR? Dan kun je 80% van de kosten voor zakenlunches aftrekken van de winst. De overige 20% mag je dus niet aftrekken.
  Voor de inkomstenbelasting en/of aftrekbaarheid van de winst gelden dezelfde regels betreffend het eten en drinken voor eigen gebruik. Het is gewoon niet aftrekbaar. Of je het nu nuttigt bij een horecagelegenheid, supermarkt of tankstation, zolang je het zelf nuttigt mag je deze kosten niet in mindering brengen op de winst van je onderneming of opvoeren als kosten bij je aangifte inkomstenbelasting.

Waar let de Belastingdienst op bij aftrekposten

De Belastingdienst zal altijd vragen om onderbouwing van de zakelijke kosten. Je kunt hierbij denken aan bonnetje en een vermelding van de lunch of dinerafspraak in je agenda. Let op: de Belastingdienst gaat niet oneindig mee en in de opgave van zakelijke kosten. Een en ander moet met elkaar in verhouding staan. Dus neem je een potentiele klant in 1 jaar tijd 10x mee uit eten en nergens uit je boekhouding blijkt dat de potentiele klant daadwerkelijk klant is geworden of binnen afzienbare tijd voor omzet gaat zorgen, is de kans groot dat deze zakelijke kosten bij controle door de Belastingdienst zullen worden afgewezen.

De conclusie

De kosten voor lunch en diner kunnen aftrekbaar zijn voor de inkomstenbelasting en voor de btw. Het hangt er vanaf waar je het nuttigt, met wie en hoe vaak.

Neem gerust contact met ons op als je nog vragen hebt.