Hoe lang moet ik mijn administratie bewaren voor de Belastingdienst?
Er zijn grote verschillen tussen de wettelijke bewaarplicht van een particuliere administratie en die van een zakelijke administratie. Leo van den Ban van MKB-010 legt uit waar de verschillen hem in zitten en waar je zowel als particulier als ondernemer op moet letten bij het bewaren / vernietigen van je administratie.
De particuliere administratie
Als particulier ben je niet verplicht om je administratie te bewaren. De Belastingdienst kan wel tot 5 jaar terug belasting navorderen. Daarom is het slim om je administratie voor de Belastingdienst minimaal 5 jaar na je belastingaangifte te bewaren. Denk daarbij aan bankafschriften en loonstroken en administratie over je hypotheek of aftrekposten. Dan kan je bij een navordering altijd controleren en/of bewijzen of de navordering correct is of niet.
De zakelijke administratie
Als ondernemer of zzp’er ben je verplicht je zakelijke administratie te bewaren. De bewaartermijn is voor de meeste stukken 7 jaar. Onder zakelijke administratie vallen onder andere:
- ontvangen en verzonden facturen
- bankafschriften
- loonadministratie
- gegevens over de voorraad
- kilometerregistratie
Voor sommige zakelijke administratie geldt een bewaarplicht van 10 jaar, namelijk:
- gegevens over onroerende zaken, zoals een bedrijfspand;
- gegevens over de levering van elektronische diensten, radio- en televisie omroepdiensten en telecommunicatiediensten.
Voor overige gegevens kun je afspraken maken met de Belastingdienst om ze korter te bewaren dan 7 jaar. Ook kun je afspraken maken over de vorm waarin je je zakelijke administratie bewaart (digitaal of op papier).
Let op: Een afspraak over een kortere bewaartermijn of de wijze waarop je je administratie bewaart (papier of digitaal) geldt alleen voor de Belastingdienst. Voor andere overheidsinstellingen kan de wettelijke bewaartermijn van 7 jaren gelden. Stop je met je bedrijf binnen de bewaartermijn? Dan blijf je verplicht om de administratie volgens de daarvoor wettelijk geldende termijn te bewaren.
Vragen of behoefte aan advies?
Heb jij vragen of behoefte aan advies inzake de bewaartermijn en stukken die je moet bewaren voor de belastingdienst. Dan adviseren wij je om contact op te nemen met je boekhouder, administratiekantoor of accountant. Heb je (nog) geen boekhouder of ben je benieuwd wat MKB-010 op dit gebied voor je kan betekenen, neem dan vrijblijvend contact op met Leo via Contact – MKB-010 of 06-53458105
Leo van den Ban – Administratiekantoor MKB 010
Heb je naar aanleiding van dit artikel over de bewaartermijn van een administratie voor de belastingdienst vragen. Neem dan gerust contact met ons op. Je mag natuurlijk ook bellen naar: 010 – 52 91 245
