Zakelijke aftrekbare kosten, wat zijn dit precies?
Als IB ondernemer betaalt u via de aangifte inkomstenbelasting, belasting over de behaalde winst. Uw winst is de som van de omzet die u heeft gedraaid minus de zakelijke uitgaven die u heeft gedaan. Welke kosten precies zakelijk aftrekbaar zijn en hoe dat werkt leest u in deze blog.
Definitie van zakelijke kosten
De Belastingdienst omschrijft zakelijke kosten als volgt: ‘Zakelijke kosten zijn de kosten die binnen redelijke grenzen nodig zijn voor de uitoefening van uw onderneming en de kosten die rechtstreeks op uw onderneming betrekking hebben.’
In principe zijn dus alle uitgaven die nodig zijn om uw beroep uit te kunnen oefenen aftrekbaar. De Belastingdienst bemoeit zich hier over het algemeen niet mee en verwacht dat u als ondernemer kunt aantonen dat de kosten die u hebt gemaakt van belang zijn. U bent dus vrij om te bepalen welke kosten u maakt en hoeveel, zolang deze binnen de grenzen van het redelijke blijven.
Directe en indirecte kosten
Welke kosten voor uw onderneming van belang zijn bepaalt u dus zelf. Uiteraard verschilt dit per beroep. Zo is het waarschijnlijk dat je als bouwvakker meer gereedschap nodig hebt dan bijvoorbeeld een social media-expert. Kosten die u maakt om uw product of dienst te creëren of aan te bieden noemen we directe kosten. Denk hierbij aan productiekosten zoals materialen of bepaalde software, maar ook de aanschaf van een voorraad. Ook werk dat u uitbesteedt aan derden valt hieronder.
De indirecte kosten zullen voor veel ondernemers juist hetzelfde zijn. Dit zijn kosten die u maakt op de achtergrond, zoals:
- Zakelijke telefoongesprekken
- Zakelijk internetgebruik
- Huur van kantoor of winkelruimte
- Zakelijke verzekeringen
- Reiskosten (OV en zakelijke kilometers)
- Kosten voor de hosting van uw website
- Afschrijvingen van investeringen
Sommige uitgaven mag u niet in één keer aftrekken van uw winst. Dit zijn bedrijfsmiddelen zoals een laptop of andere apparatuur met een waarde van minimaal € 450 exclusief BTW. Dit zijn investeringen. Deze kosten moeten worden afgeschreven over een periode van tenminste 5 jaar. Dit betekent dat u de kosten spreidt en ieder jaar 20% van de kosten aftrekt van uw winst.
Beperkt en niet aftrekbare kosten
Er zijn ook kosten waar een beperking op zit en die daarom niet in hun geheel aftrekbaar zijn. Hierbij gaat het voornamelijk om kosten waar u privé ook baat bij hebt. Consumptiekosten bijvoorbeeld: uitgaven in de horeca waar u bent met zakelijke relaties of representatiekosten zoals relatiegeschenken. Ook autokosten zijn beperkt aftrekbaar, mits de auto op de zaak staat. Daarnaast heeft de Belastingdienst ook een lijst met kosten die niet aftrekbaar zijn:
- Kleding (met uitzondering van echte werkkleding)
- Persoonlijke verzorging
- Geldboetes
- Algemene literatuur
